VSM deep dive sessie 1 - De systemische dimensie in de basisfuncties in iedere organisatie

Het Viable Systems Model (VSM) biedt een raamwerk voor het ontwikkelen van flexibele en aanpasbare organisaties. Alhoewel het in de jaren zeventig en tachtig van de twintigste eeuw is ontwikkeld door Stafford Beer, en intussen internationaal veelvuldig gebruikt wordt als hulpmiddel voor het begrijpen en herontwerpen van organisaties, is het in België weinig bekend.

Als SCiO-België besloten we daarom om in het werkingsjaar 2021-22 en in het werkingsjaar 2022-23 er Deep Dive sessies aan te besteden. De eerste keer deden we dit aan de hand van een lezing van tekstfragmenten uit het werk van Stafford Beer en in de tweede cyclus aan de hand van een selectie uit Fredmund Maliks werk. In het werkingsjaar 2023-24 vertrekken we van het derde volume van The Viability of Organizations. Diagnosing and Changing Organizations (uitgegeven bij Springer) geschreven door Wolfgang Lassl.

De focus van dit nieuwe drieluik ligt op de praktische vertaling van de inzichten in eigen cases van de deelnemers. Voorafgaand delen we de hoofdstukken uit het werk van Lassl en nodigen we de deelnemers uit om de teksten door te nemen. Elke avond is gebouwd rond vier kernideeën die in de hoofdstukken worden besproken. We vragen aan elke deelnemer om één case uit de eigen ervaring te selecteren en als rode draad doorheen de drie sessies mee te brengen.

De kernthema’s in het werk van Beer zijn vergaande decentralisatie (ook wel zelforganisatie of zelfsturing genoemd), overzicht in de samenhangende werking van het geheel en het omgaan met complexiteit om levensvatbaar te blijven.

We beperken het aantal deelnemers tot 12, om diepte gesprekken mogelijk te maken. De deelnameprijs aan het programma (3 sessies) bedraagt 140 Euro (incl. BTW). Hierbij is een digitale kopie van Wolfgang Lassl’s boek begrepen. Er worden bij iedere sessie broodjes voorzien. De sessies gaan telkens door in Mechelen, van 19 tot 21u.

Sessie 10 oktober 2023 - De systemische dimensie in de basisfuncties in iedere organisatie

In de eerste sessie vertrekken we van hoofdstukken 1 en 2 van Lassl’s ‘The Viability of Organizations. Designing and Changing Organizations.’

Het eerste hoofdstuk, met de titel ‘Organizations in 3D: Discovering the systemic dimension of organizations’ onthult het systeemprofiel van elke bedrijfsfunctie, zoals onderzoek en ontwikkeling, verkoop, inkoop, productie, logistiek, IT, HR, legal en financiën. Dit hoofdstuk beschrijft in detail hoe zij functioneren en individueel bijdragen aan de levensvatbaarheid van de gehele organisatie. Al te bekende routinetaken zoals onderhandelingen, kwaliteitsaudits of de implementatie van firewalls komen in een nieuw licht te staan als ze vanuit een VSM-perspectief worden bekeken. Je zal beter begrijpen hoe de bedrijfsfuncties functioneren in het gehele levensvatbare systeem en krijgen voor het eerst inzicht in de samenstelling van de systeemfuncties.

Het tweede hoofdstuk, The organizational chart and the VSM: How does one get from one tot he other?, gaat in op de meest ingewikkelde en nog niet geheel opgeloste vragen over hoe VSM zich verhoudt tot het organigram. Dit hoofdstuk probeert licht te werpen op deze fundamentele vraag. Het verduidelijkt ten eerste de functie van het organigram en illustreert ten tweede hoe het organigram uit de VSM wordt gegenereerd. Je zal diepgaand leren hoe de vorming van de bedrijfsfuncties en de organogramstructuur de fragmentatie van de levensvatbare systemen veroorzaakt en leidt tot de fundamentele spanning tussen specialisatie en het behoud van een holistisch perspectief op de organisatie. Hoe moet men omgaan met deze polariteit? Is een holistische benadering al de oplossing of hebben de "silo's" die onze organisaties kenmerken ook een positieve waarde? Eén ding is zeker: Er is een meer genuanceerde aanpak nodig.

Sessie 12 december 2023 - De kunst van het ontwerpen van functies en eenheden - de "linkervleugel" van organisaties

In de tweede sessie vertrekken we van hoofdstukken 3 en 4 van Lassl’s ‘The Viability of Organizations. Designing and Changing Organizations.’

Het derde hoofdstuk is gewijd aan de behoefte van organisaties om zich te specialiseren (de "linkervleugel" van een organisatie genoemd). Dit hoofdstuk gaat over de vraag hoe functies en eenheden op de juiste wijze kunnen worden ontworpen, zodat zij werknemers productief en verantwoordelijk maken. Daartoe leidt het hoofdstuk acht grondbeginselen af voor de vorming van functies of eenheden.

Maar, het definiëren van functieprofielen en eenheden is niet voldoende om een organisatie te laten functioneren. Het vierde hoofdstuk beschrijft de fundamentele beperkingen van functies en eenheden en de beginselen die nodig zijn om deze beperkingen te overwinnen. Het bespreekt de uitdagingen van rapportagelijnen, de verschillende tijdshorizonten van functies en het gebrek aan samenwerking. Dit hoofdstuk geeft advies over hoe de beperkingen die ontstaan door een te enge focus op functies, posities en eenheden kunnen worden overwonnen of althans verzacht.

Sessie 13 februari 2024 - De kunst van het integreren. Het ontwerpen van de rechtervleugel in organisaties.

In de tweede sessie vertrekken we van hoofdstukken 5 en 6 van Lassl’s ‘The Viability of Organizations. Designing and Changing Organizations’.

In het vijfde hoofdstuk worden de conceptuele basis, beginselen en instrumenten uiteengezet voor het herstel van het holistische en integratieve perspectief op de organisatie (de "rechtervleugel" van een organisatie genoemd). Verder biedt het je een overzicht van de samenstelling van de systeemfuncties en de belangrijkste elementen van hun functioneren.

Het zesde hoofdstuk richt zich op de aanpassingsprocessen binnen de systeemfuncties als een van de belangrijkste elementen om het holistische perspectief in een organisatie te herstellen. Aan de hand van het voorbeeld van een jazzband worden de factoren onderzocht die leiden tot een succesvolle wederzijdse aanpassing tussen de bedrijfsfuncties. Het bespreekt de noodzaak van formele regels en processen, alsmede de rol van cultuur, omzichtigheid, ruimtelijke en temporele structuren in de binnensystemische aanpassingsprocessen.